Comandant suprem al Fortelor Aliate din Europa in timpul celui de-al Doilea Razboi Mondial. Omul care a lansat programe care au dus la infiintarea NASA, a internetului si a Sistemului de autostrazi interstatale.
Si judecand dupa actiunile sale – un om care a folosit timpul eficient si productiv.
Cea mai faimoasa strategie de productivitate folosita de Eisenhower se numeste Eisenhower Box sau o varianta moderna – The Priority Matrix .
Un instrument simplu de luare a deciziilor, matricea prioritatilor va permite sa tineti distractia la distanta, mentinandu-va concentrat pe cele mai importante sarcini ale zilei.
Matricea de prioritati va permite sa:
- Identificati dintr-o privire ce trebuie facut.
- Mutati sarcinile in functie de cat de importante sau urgente.
- Aveti o privire de ansamblu asupra locurilor in care trebuie sa va concentrati atentia pe termen scurt si pe termen lung.
- Ramaneti in fruntea tuturor listelor dvs. de activitati.
Descarcati o versiune imprimabila de inalta calitate a Eisenhower Matrix aici.
Ce-ar fi daca ar exista o modalitate de a-ti stimula instantaneu creierul, astfel incat sa poti intra direct in „zona” – cufundat pe deplin intr-un sentiment de concentrare energizata, unde ai performanta la maximum ( fara cofeina sau stimulente)?
Ei bine… exista! Va prezentam sponsorul articolului de astazi – Mission Fragrances: primele colonii de imbunatatire a performantei din lume.
Faceti clic aici pentru a descoperi Mission Fragrances si profitati de Stiinta Mirosului pentru a prelua controlul asupra vietii tale, pentru a lua decizii mai inteligente mai repede si pentru a trai cu energie, concentrare si convingere.
Care este matricea prioritatilor?
Matricea prioritatilor are doua dimensiuni – prima este importanta (important/neimportant) si a doua este urgenta (urgent/nu urgent).
Fiecare sarcina este clasificata in functie de aceste cadrane si apoi tratata in functie de cadranul caruia ii apartin.
Toate sarcinile sunt impartite in aceste 4 cadrane:
- Important si Urgent
- Nu urgent si important
- Nu este important si urgent
- Nu este important si nu urgent
Cadranul 1 – Important si Urgent
A invata sa te concentrezi asupra lucrurilor esentiale este cheia succesului.
Invatati sa va gestionati pe voi insiva si timpul dvs. – acesta este ceea ce ii diferentiaza pe cei care au succes de cei care joaca in urma cu timpul. Acestea sunt sarcini care au un termen limita si un randament ridicat al investitiei.
Trebuie doar sa se termine!
Evident, trebuie sa facem sarcinile din acest cadran pentru ca sunt importante si ar trebui sa le facem mai intai pentru ca sunt urgente. De obicei, daca avem putin timp, ar trebui sa facem mai intai aceste sarcini.
Uneori, nu avem de ales, dar lasarea lucrurilor sa ajunga in acest punct are un efect negativ asupra performantei si calitatii vietii noastre.
- Termenele limita importante – Daca compania dumneavoastra se pregateste pentru lansarea unui produs, toate sarcinile asociate cu lansarea trebuie sa fie abordate imediat.
- Crize – Viata este plina de surprize neasteptate. Sunt situatii pentru care nu te-ai fi putut planifica nici macar cu previziune. Ce se califica drept criza? Orice sarcini care sunt esentiale in timp, cu consecinte semnificative.
- Familie – Daca esti parinte, orice fel de performanta sau joc la care participa copilul tau ar trebui sa fie in aceasta categorie. Mai ales daca este necesara o anumita pregatire (calatorie peste noapte, de exemplu).
- Pregatiri de ultima ora – O examinare care va consuma atentia, o prezentare care a aparut mai repede decat se astepta sau o oportunitate de afaceri neasteptata pot intra in acest cadran.
Pericolul aici este ca credem ca multe lucruri se incadreaza in aceasta categorie, cand nu, ar trebui sa intre in categoria urgente si nu importante .
Intrebati-va daca sarcina este atat urgenta, cat si importanta. Orice sarcina care are implicatii financiare pentru compania dumneavoastra va avea prioritate fata de o solicitare de servicii pentru clienti.
Cadranul 2 – Important si nu urgent
Abordam sarcinile din acest cadran dupa ce ne-am ocupat de sarcinile din Cadranul 1.
Sarcinile din Cadrantul 2 nu sunt urgente, dar necesita totusi atentie. Daca sunt ignorate, vor trece in Cadranul 1. Este mai bine sa abordati aceste sarcini inainte ca acestea sa devina urgente si importante.
De ce?
Pentru ca exista doua probleme cu sarcinile din Cadranul 1 – acestea sunt limitate in timp si asta poate provoca stres si ingrijorare si poate afecta calitatea muncii noastre.
- Sarcini banale – Pregatirea rapoartelor saptamanale este o sarcina care poate fi perceputa ca banala. Este usor sa le amanati pentru mai tarziu. Daca nu facem nimic, intr-o saptamana aceasta sarcina va deveni importanta si urgenta . Pregateste un plan pentru astfel de sarcini pentru a le rezolva la momentul potrivit.
Acest plan poate include pasi precum colectarea datelor, solicitarea parerii unui coleg, redactarea unei schite, editarea acesteia, trimiterea acesteia sefului nostru, stabilirea unei ore pentru prezentare si prezentarea acesteia. - Sanatate – Mancarea sanatoasa si exercitiile fizice sunt vitale pentru sanatatea ta. Nu asteptati ca medicul sa va puna diagnosticul.
- Relatii – Prietenul meu Jordan Harbinger vorbeste despre saparea fantanii inainte sa-ti fie sete. Investeste in orice tip de relatie inainte de a fi nevoie sa apelezi la persoana respectiva pentru o favoare.
- Autodezvoltarea si odihna sunt in categoria non-urgente, dar sunt foarte importante.
Daca nu ne ocupam de sarcinile din Cadranul 2, ne vom afla intr-o situatie in care avem putin timp. Rezultatul – suntem stresati, muncim noaptea tarziu si producem rezultate proaste.
Deci, Cadranul 2 (important si nu urgent) merita o atentie serioasa.
Cadranul 3 – Urgent si nu important
Acesta este cel mai inselator cadran. La urma urmei, de ce ar trebui sa ne deranjam cu sarcini care nu sunt importante?
Ce face aceste sarcini urgente? De multe ori alti oameni incearca sa ne oblige sa ne ocupam de aceste sarcini.
Sunt hoti de timp. Modul de a reduce aceasta problema este pur si simplu sa va protejati timpul.
De exemplu, daca cineva insista sa vorbeasca cu tine in persoana imediat si inseamna ca trebuie sa pleci din biroul tau – afla de ce acea intalnire este atat de urgenta. Poate ca poti avea un telefon in schimb si poate ca acea persoana va fi in zona ta saptamana viitoare.
Exista distrageri care ne trec in fata spunand: „Acordati-mi atentie”, acestea sunt incendii de care nu va va pasa daca ard.
- Retelele sociale sunt unul dintre cei mai mari vinovati care ne distrag atentia. Trebuie sa aveti o reprezentare pe retelele sociale, dar sa va limitati timpul, sa va programati postarile si, daca puteti, sa solicitati pe altcineva sa va gestioneze conturile sociale de afaceri.
- Prieteni care cer favoruri – Situatiile deghizate in situatii de urgenta pot, in realitate, sa astepte atentia ta. Fii disciplinat in a spune nu a ceea ce pare a fi o alarma falsa.
- Activitati sociale – Cu moderatie, activitatile sociale (ceremonii, petreceri, intruniri) adauga echilibru vietii noastre moderne agitate. Acestea sunt sarcini pe care probabil nu ar trebui sa le faci decat daca nu ai altceva de facut.
Nu va cheltuiti energia pe sarcini care nu sunt urgente si care nu sunt importante – va vor pierde timpul.
In acest caz, este in interesul tau sa iei un hobby sau un obicei care te va aduce beneficii pe termen lung. Meditati, faceti exercitii fizice, invatati o noua limba sau un instrument – orice va stimuleaza si va mentine interesul.
Cadranul 4 – Nu este urgent si nu este important
Sarcinile din acest cadran pot deveni serioase pierderi de timp. Cand identificati o sarcina in acel cadran, incercati sa o anulati. Daca nu il puteti elimina complet, incercati sa minimizati timpul pe care il petreceti pentru acea sarcina. Incepeti sa tineti o lista de „nerespecte” si evitati sa va umpleti timpul cu sarcini care nu au un scop real in ziua dvs.
- Netflix – Vizionarea de emisiuni TV si filme online pare o distragere placuta. Acestea sunt pierderi de timp care nu sunt planificate. Pastrati evidenta cat timp petreceti sarcinilor care nu sunt urgente si care nu sunt importante.
- Servicii de mesagerie si mesaje text – Daca se poate spune printr-un apel telefonic rapid, alege sa economisesti timp in loc sa trimiti mai multe mesaje text inainte si inapoi.
Daca toate sarcinile tale se incadreaza in acest cadran – felicitari, traiesti o viata de agrement!
Acum, asta nu este o realitate pentru majoritatea dintre noi. Cu toate acestea – sarcinile pe care le catalogam ca neurgente si neimportante sunt cele mai usor de finalizat. Completarea lor ne da un sentiment de implinire.
Monitorizati cu atentie fiecare cadran. Daca este necesar – impartiti fiecare dintre sarcinile majore in subsarcini.
Incepeti sarcinile la timp , chiar daca acum nu par urgente. Altfel, vei cheltui mult efort cu rezultate discutabile… a ramane in fruntea sarcinilor tale va avea ca rezultat o performanta buna, mentinand in acelasi timp o buna calitate a vietii.
O diagrama utila este o diagrama zilnica a activitatilor de gestionare a timpului combinata cu o matrice de prioritati. Frumusetea matricei prioritare este ca multe dintre aceste sarcini pot fi schimbate in functie de anotimpurile vietii tale.
